Planificación para Import/Export

Planificar con tiempo las importaciones y exportaciones

¿Por qué siempre decimos que las palabras mágicas de una campaña son planificación y anticipación?

A lo largo de 8 años de experiencia gestionando el transporte internacional de las campañas de import/export de nuestros clientes, nos hemos dado cuenta de que la falta de planificación es uno de los factores que explican una gran parte de los problemas que surgen cuando se exporta o importa. Origen de tantos problemas y extracostes, y sin embargo tan fácil de solucionar…o no lo es tanto?

Nosotros creemos que es una cuestión de prioridades. La falta de experiencia, de conocimientos del sector, o la vorágine del día a día del negocio pueden explicar que la planificación pague las consecuencias y se convierta en la gran olvidada, pero nosotros proponemos que tan sólo es una cuestión de prioridades: Cuando se tiene claro cómo de importante puede llegar a ser la planificación en el resultado de nuestras campañas, qué efectos positivos y negativos puede conllevar, los costes que nos puede ahorrar, etc…entonces la planificación se convierte en una cuestión de primer orden.

Para no perderlo de vista, nuestra asesora Alba Martínez nos cuenta en este vídeo por qué es tan importante planificar en las campañas de importación y exportación.

#Exportaciones

A la hora de planificar las exportaciones hay un momento clave que se ha de tomar como referencia: El cut off de las navieras.

El cut off es el momento en el que las navieras cierran la presentación de la documentación necesaria para embarcar en un determinado flete. Suele ser dos días antes de la salida del buque, y para ese momento debemos tener presentada y en regla toda nuestra documentación, si deseamos que nuestra carga salga en él.

Un ejemplo: Imaginemos que queremos salir en un flete el viernes; el cut off será el miercoles normalmente sobre las 12-13 del mediodía. y eso significa que antes de ese momento toda nuestra documentación debe estar presentada completa y correctamente. Si se trata de una exportación sencilla, que no exija un despacho de aduanas complejo y el punto de recogida de las mercancías no está muy lejano del puerto, probablemente tengamos suficiente con recoger la carga el lunes en el almacén y entregar toda la documentación aduanas.

Pero hay 4 circunstancias en las que esto puede ser más complicado y se aconseja planificar con más tiempo:

1. Cuando el transporte hasta el puerto es más complicado; en este caso probablemente perdamos todo un día en el viaje y por eso necesitaríamos un día extra.

2. Cuando necesitamos presentar documentos o certificados que dependen, no solo de nosotros, sino de instituciones externas como ocurre con el SOIVRE o el Fitosanitario.

Si nuestra exportación requiere de este tipo de certificados, la aduana necesitará más tiempo para despacharla porque tienen que ponerse en contacto con las instituciones que emiten esos documentos y además podrían querer revisarla con mayor cuidado o incluso inspeccionar nuestra mercancía lo que provocaría aún más retraso. En estos casos, aconsejamos siempre recoger las mercancías y preparar el despacho de aduanas ya la semana anterior al día del cut off.

3. Si el producto exportado es un IMO, también necesitaremos más tiempo. Al tratarse de un producto peligroso, primero necesitaremos confirmar con el armador que acepta nuestra mercancía en el buque, y una vez confirmado que podemos, tendremos que tener en cuenta que las mercancías peligrosas no pueden quedarse tanto tiempo en puerto como las demás, sino que hay unos días límite que dependen en función del puerto,la naviera, el producto…Necesitarás saber cuántos días tienes de margen para organizarlo todo con el proveedor, el agente y reservar el flete.

4 . Si requiere de un ISF (Import Security Filing), certificado necesario para exportar a USA y que solo se emite 72 horas antes de la salida del buque. Este ajuste en los plazos obliga a tenerlo todo muy bien planificado y ajustado con todos los actores que intervienen en tu exportación: transitario, naviera, agente, aduanas..

#Importaciones

En el caso de las importaciones, la planificación afecta de una manera muy distinta.

Una vez que nuestro proveedor nos da la fecha en la que estará lista la mercancía, lo primero que tenemos que hacer es contactar con nuestro transitario, porque así el se pondrá en contacto con el agente en origen y este a su vez con el proveedor. De este modo “se hace presión” para asegurarnos de que la mercancía está lista a tiempo y se puede cargar en el buque en las fechas previstas. Si no lo hacemos así, corremos el riesgo de que nuestro proveedor se retrase en la entrega y perdamos el buque.

Es en este momento, en el que avisas al transitario de que el proveedor tendrá lista para un determinado día la mercancía, cuando iContainers o tu transitario, contacta con la naviera para solicitar plaza en el buque. Y esto, es especialmente importante hacerlo con suficiente margen de tiempo cuando se avecina un GRI

El GRI (General Rate Increase) son subidas en las tarifas de los fletes que las navieras aplican, habitualmente a principios de mes, y que luego a medida que este avanza van bajando. Estas subidas se anuncian, pero solo se confirman un par de días antes; por eso es habitual que cuando se confirma, de repente todo el mundo se apresure a reservar plaza en los buques que salen antes de la aplicación del GRI. Entonces los buques van muy llenos y muchos se quedan sin plaza. ¿Quienes se quedan sin plaza? Los que no planificaron con suficiente tiempo!

Si te pasa esto, tendrás que salir más tarde de lo previsto y pagar mucho más (hasta el doble más!) por el flete de lo que tu habías calculado.

Todos estos consejos de planificación te ayudarán no solo a no sufrir retrasos en las entregas (por tu parte, o por parte de tu proveedor) sino que pueden llegar ahorrarte importantes sumas de dinero.

¿Cómo? Pues ahorrándote el incremento de flete de un GRI, por ejemplo, o evitando que llegues a pagar extracostes en concepto de ocupaciones y demoras. Cuando suceden las inspecciones físicas, cuando hay problemas con los certificados, etc… y pierdes el buque en el que pensabas salir, puedes llegar a superar el límite de días libres que las navieras te permiten tener tu mercancía en sus almacenes. Si lo pasas, tendrás que pagar por cada día de más, y este suele ser una de las causas que más desajustan los presupuestos de importadores y exportadores.

Como hemos dicho: errores muy comunes, pero también fáciles de solucionar si pones la planificación en primera fila de tus prioridades.

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