Los 10 + 1 mandamientos del Import / Export

Los 10 + 1 mandamientos para una campaña de importación o exportación exitosa.

Los 10+1 mandamientos del Import / Export | iContainers

El mundo de los envíos internacionales de mercancías puede parecer realmente complejo: multitud de timings distintos que ajustar, incoterms, impuestos, aranceles, normativas de producto, del país importador, del exportador, y un largo etc. que puede hacer que fácilmente se nos escape algo en todo el proceso.

Ese “algo” que se nos escapa, puede quedarse en nada si tenemos suerte, o puede tomar la forma de diversos tipos de “sustos”: extracostes, retrasos, retenciones en aduanas, daños en la mercancía…

Pero tranquilo, tanto si ya sabes lo que es y temes tu próximo susto, como si eres nuevo y no quieres llegar a saberlo, hay solución: la exhaustiva planificación de toda la campaña. Para que no se te escape nada de nada, hemos preparado 10+1 mandamientos para importadores y exportadores: unas sencillas guías para tener bajo control todos los aspectos que podrían terminar convirtiéndose en sustos. Si quieres asegurarte de que tu planificación sea de 10, o mejor aún,  de ¡10+1!, atento a nuestros mandamientos:

#1  Investiga sobre la normativa y documentación específica del otro país.

Si vas a importar o exportar a un país en el que nunca antes lo has hecho, todo el proceso empezará por aquí. Te toca investigar a fondo sobre los requisitos específicos que muchos países establecen: Si vas a exportar a USA, por ejemplo, necesitarás el ISF (Import Security Filling) o en muchos países de África necesitarás el Waiver. Además de documentos, también hay normativas específicas para cada país. No hay reglas comunes para todos, así que lo mejor es entrar en contacto directamente con cámaras de comercio y aduanas del país en cuestión.

Si tu eres el exportador, no cometas el error de dar por hecho que tu importador lo sabrá todo sobre la normativa de su país. Déjate aconsejar por él si quieres, pero compruébalo de forma paralela por tus propios medios. Piensa que, aunque confíes en tu cliente, 2 cerebros procesan mejor que 1 las normativas aduaneras y de comercio internacional.

#2  Cumple con los requisitos de importación.

Muchos países establecen requisitos específicos para la importación de los que tendrás que informarte en esta fase previa de investigación. Cámaras de comercio y aduanas serán de nuevo tus proveedores de información de mayor confianza.

Si eres el exportador, aplica de nuevo la regla de los dos cerebros. Te ponemos un ejemplo: Muchos países no permiten la entrada de coches con una antigüedad superior a 5 años. Imagina que eres un exportador de vehículos de segunda mano que conoce esta circunstancia y un cliente Perú te ha confirmado que quiere comprar tus coches usados de 3 años de antigüedad. Si se te ha pasado que Perú no admite desde el año pasado coches con antigüedad superior a un año, tendrás más que  un susto cuando tus coches lleguen a la aduana en destino: permanecerán retenidos y probablemente tengas que pagar extracostes en concepto de demoras, además de hacerte cargo del transporte de regreso.

Unas simples llamadas o mails a la aduana peruana antes de planificarlo todo, lo habrían evitado.

#3 Conoce bien a tu proveedor.

En cualquier transacción internacional, hay al menos siempre dos jugadores: un importador y un proveedor, o un exportador y un cliente. Así que, por más que planifiques hasta el último detalle, hay una parte importante de responsabilidades en el proceso que no recae sobre ti, sino sobre el otro.

Y es necesario poder confiar en el otro, sobre todo en la importación: retrasos, daños en las mercancía, problemas con la documentación, o requisitos técnicos o de etiquetado del producto que no se ajustan a la normativa pueden derivarse de la irresponsabilidad de tu proveedor. Debes poner de tu parte para comprobar que todo es correcto, pero no podrás controlarlo todo. Así que escoger proveedores de máxima confianza es un buen punto de inicio para que tu planificación siga el curso que esperabas.

#4 No compres un producto que no has visto personalmente en fábrica o en muestras.

Muy en relación con el tercer mandamiento. ¿Nunca te ha pasado que compras por internet un producto y cuándo te llega es igual a las fotos pero no tiene nada que ver con lo que habías imaginado? Las fotos no muestran todos los ángulos, ni las texturas, ni los pesos, ni las calidades. Y las descripciones, dejan bastante margen a la imaginación.

Aunque ya confíes en tu proveedor, siempre es mejor que veas y toques el producto con tus propias manos. Si tu proveedor además no es todavía de mucha confianza, simplemente es imprescindible.

Si no hay posibilidad de visitar al proveedor, es importantísimo recibir material de muestra para ver realmente si es lo que necesitas, antes de importar grandes cantidades que después serán más complicadas de devolver (en el caso de que se pueda devolver).

#5 Asume/controla  los costes del transporte.

No querer asumir o controlar los costes del transporte de mercancías es un error habitual cuando se comienza a importar o exportar.

Nuestro director comercial, Albert Planas, lo explica así:Si no quieres controlar los costes de transporte, esperando a que el precio de venta del exportador incluya el transporte hasta país de destino, te puede parecer que el envío es muy barato, pero los gastos de llegada podrían estar hinchados y ser mucho más caros de lo normal para repartirse el profit con el agente de origen”

#6 Ten claras las condiciones del Incoterm pactado (Qué incluye y qué no incluye).

Un aspecto fundamental del éxito de la campaña de transporte internacional depende de los Incoterms, las normas que establecen las responsabilidades de ambas partes en un transacción internacional. Tienes que comprender bien qué implica escoger un incoterm u otro para negociarlo con tu cliente/proveedor.

Y una vez negociado, tienes que tener muy claro qué costes se incluyen o no bajo ese Incoterm, para que tu transitario pueda ofrecerte cotizaciones exactas, y que después no se generen gastos extra con los que no contabas cuando negociaste el contrato de compraventa internacional.

#7  Pide los días libres de ocupaciones con antelación.

Los días libres son un número de días (habitualmente 7, 14 o 21) en los que tu mercancía puede estar en los almacenes del puerto de destino sin generar extracostes en concepto de ocupaciones y demoras.

Normalmente son sólo 7 días, pero si prevés que necesitarás más tiempo, puedes solicitar la ampliación a 14 o 21. Deberás pedírselo a tu transitario y ellos lo solicitarán a la naviera, que decidirá si te los concede o no. Si te los concede serán gratuitos, pero en cualquier caso han de ser pedidos con antelación.

Si quieres saber más sobre los días libres y las ocupaciones y demoras, mira este vídeo de nuestro consultor Alejandro Bosch.

#8 Prepara la documentación de aduanas correctamente.

Te aconsejamos que hagas una pequeña lista con los documentos que necesitarás presentar: packing list, factura comercial y autorización de despacho, más otros documentos o certificados que puedas necesitar específicos de productos o países. Añade a tu lista los distintos tiempos en los que han de ser presentados. Y por supuesto, preséntalos: con tiempo, limpios, ordenados, bien visibles y legibles.

Una documentación correcta pero inexacta o mal presentada podría ser el origen de una retención de la mercancía en aduanas. Piensa en generar el menor esfuerzo mental a la persona que los examinará, y todo el proceso será más fluido.

#9 Planifica teniendo en cuenta el GRI.

El GRI, esas subidas de flete que de vez en cuando aplican las navieras a principios de mes y luego van bajando a medida que avanza, puede hacer que tu envío te salga el doble de caro y que además se atrase.

Cuando las navieras anuncian su aplicación unos días antes, todos los que tenían envíos planeados para esas fechas se apresuran a reservar plaza antes de su aplicación. Si el elemento GRI no entraba en tus planes, probablemente no estés listo para reservar y embarcar tan pronto, por lo que tendrás que esperar y pagar más de lo que habías calculado.

#10 Controla bien los tiempos de tránsito y planifica con antelación.

Si necesitas que tu mercancía de importación esté lista para una fecha en concreto, la planificación de los tiempos de tránsito debe ser exhaustiva. Tienes que tener en cuenta que, aparte del tiempo que tarda el flete en llegar de un país a otro, existen otros tiempos antes y después.

Antes de la salida del buque tendrás que planificar el envío de la documentación a tu transitario (a tiempo para el cut off de la naviera), el tiempo para el despacho de aduanas, la recogida de las mercancías y la carga en el barco en origen. Y después tendrás que tener en cuenta de nuevo el despacho de aduanas y la posibilidad de que exista algún retraso en la aduana en destino.

Si planificas sin dejar margen a todos estos plazos, puede que tu producto no llegue a tiempo para la fecha esperada y no puedas venderla en un momento clave de la campaña. Piensa en la campaña de Navidades: ¿de qué nos servirían nuestros productos navideños si llegan el 10 de enero?

10+1=11 Planifica  teniendo en cuenta que en el transporte internacional suceden imprevistos.

Llevamos ya unos cuantos mandamientos hablando de planificar y el +1 se lo damos precisamente a un extra de planificación: planificar detalladamente significa también dejar lugar a los imprevistos.

El mal tiempo, las averías y las congestiones en puerto suceden y nunca las podrás controlar, y tu barco podría salir tarde por ello; tu mercancía podría sufrir una inspección aunque cumpla con todos los requisitos y documentación necesario; tu proveedor podría incumplir sus plazos por un retraso inesperado en la producción.

No puedes hacer nada para evitar esta clase de imprevistos, pero tener en cuenta que podrían suceder te ayuda a planificar con márgenes más amplios, lo que aumenta tu capacidad para sobreponerte a ellos más fácilmente.

Así que ya sabes: Ya no hay excusas para no planificar tu campaña y evitar sustos, daños, retrasos y extracostes.

Planificas un envío? Cotizalo ahora!

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