Checklist para enfrentarte a tu primera exportación sin riesgos

checklist para enfrentarte a tu primera exportación sin riesgos
Este artículo ha sido escrito por Ricardo Domenech, consultor de Import/Export en iContainers, especializado en asesorar a nuevos exportadores.

A lo largo de mi experiencia trabajando como consultor de exportación e importación, he podido tratar con un gran número de nuevos exportadores; personas que, como tú quizás, se enfrentan a su primera exportación, y que ante una oportunidad de ampliar su negocio vendiendo en otros países, se encuentran de repente teniendo que aprender conceptos complejos de transporte internacional.

Porque una campaña de exportación es un conjunto, no hay exportación exitosa sin campaña de transporte internacional exitosa, y por eso en este post trazaré una checklist con aspectos básicos a tener en cuenta en una primera exportación.

La checklist la he construido a partir de las preguntas y errores más frecuentes que se generan en las primeras exportaciones y mi experiencia asesorando a nuevos exportadores me dice que puedes reducir drásticamente las posibilidades de sufrir retrasos o pagar costes que no esperabas, si realmente eres riguroso con cada uno de los siguientes puntos:

1. EORI: El EORI es un número de registro e identificación de operadores económicos que necesitas obtener antes de empezar a exportar; es como si dijésemos tu DNI como exportador y puedes tramitarlo desde la sede electrónica de la Agencia Tributaria.

El EORI es obligatorio para todo exportador, pero dependiendo del tipo de mercancía que exportes podrías necesitar ciertas especificaciones. Por ejemplo, si la mercancía a exportar son productos de alimentación necesitarás unas autorizaciones distintas. Si tienes dudas sobre esto, lo mejor que puedes hacer es pedir cita en la Cámara de Comercio de tu ciudad y allí te facilitarán toda la información relativa a las necesidades de tu envío en este sentido.

2. Incoterm pactado: Este es un tema que da para mucho, pero antes de explicar por qué necesitas tener esto controlado, vamos a lo fundamental, qué es un incoterm.

Los incoterms son un conjunto de reglas que regulan las transacciones en transporte marítimo entre las partes implicadas en un contrato de compraventa internacional. Escoger un Incoterm u otro implica asumir unas responsabilidades determinadas en este proceso, y también unos costes distintos en el transporte marítimo. Si tienes dudas sobre qué Incoterm escoger lee este post sobre cómo escoger el mejor incoterm en función de si eres el exportador o el importador.

Ahora, lo que tienes que saber antes de empezar a exportar, es que cuando cierres el contrato con tu cliente, ser consciente de lo que implican los distintos incoterms, será fundamental para que no acabes haciéndote cargo de costes y responsabilidades que no entraban en tu presupuesto o que no tienes capacidad de asumir.

Así que ya sabes, infórmate bien sobre el tema, y ante la duda, llama a tu transitario para pedir asesoramiento. Una gran parte de mi trabajo consiste exactamente en esto, en aconsejar a futuros exportadores y explicarles las distintas opciones y costes con los que pueden jugar en función de los incoterms.

3. Retirada o carga del envío: en función del tipo de envío, si es grupaje (LCL) o contenedor completo (FCL) necesitarás disponer de una serie de medios para la retirada de la mercancía y su carga en el contenedor. En un grupaje, tendrás que saber si necesitarás medidas especiales para la recogida, como puede ser una plataforma elevadora, y en el caso de contenedor completo también hay que tener medios y además hay que tener en cuenta el tiempo que se otorga para la carga en el contenedor, que es limitado. Este tiempo puede ser variable, pero para que te hagas una idea el que nosotros tenemos pactado con nuestros proveedores es de 3 horas.

3 horas podrían parecerte más que suficiente, pero este tiempo se sobrepasa muy habitualmente; es un error común, sobre todo en las primeras exportaciones, y suele ser por dos motivos: o bien porque no se disponen de los medios necesarios para la carga que mencionaba antes, o bien porque la mercancía no está preparada adecuadamente para la carga.

Lo que yo recomiendo es tener siempre la mercancía paletizada y disponer de un toro elevador, para hacer la carga en el contenedor lo más rápido posible. En estas condiciones la carga en el contenedor no debería durar mucho más de una hora en el caso de un contenedor de 20 pies, u hora y media en un 40 pies. Si no dispones de estos medios, se pueden alquilar, y en última instancia, desde iContainers ofrecemos la posibilidad de que nos dejen la mercancía en un almacén para facilitar la carga, aunque esto tiene un sobrecoste. Pero recuerda, que sobrepasar las 3 horas que comentaba para la carga, tiene un coste aún mayor.

4. Documentación: Para organizar tu envío por transporte marítimo internacional necesitarás aportar varios documentos, unos son comunes a todos los exportadores y otros son específicos en función del tipo de mercancía o el país al que envíes.

Vamos con la documentación común:

  • Factura sin IVA: Al tratarse de una exportación es MUY importante que sea sin IVA.
  • Packing list: es una lista con el detalle de lo contenido en cada bulto con su peso y medidas. Necesitarás medir y pesar cada bulto para reflejarlo en el packing list. Sí, en una primera exportación puede suponer bastante esfuerzo, pero recuerda que esto es lo que vas a declarar ante la aduana al final, por lo que debe ser lo más exacto posible. De lo contrario, en caso de una inspección podrías tener problemas, que se traducirían en retrasos y extracostes.
  • Autorización de despacho: puedes realizarla vía telemática en la Agencia Tributaria, teniendo firma electrónica.

Sobre la documentación específica, lo mismo que decíamos antes de que según el tipo de mercancía necesitarías unos permisos especiales para ser exportador autorizado y obtener el EORI, en aduanas necesitarás obtener también permisos especiales como el fitosanitario, el SOIVRE, o autorizaciones de Sanidad o Farmacia, que son los más típicos.

Si tu mercancía requiere estos certificados, piensa que son obligatorios, y aduanas te los exigirá en caso de que no los hayas presentado ya.  De forma óptima, si ya sabes que vas a necesitarlos, debes decirlo en el momento de contratar el transporte y así ya se incluyen en tu presupuesto, porque obviamente, tienen un coste. Muchas veces, ocurre que esto no se ha tenido en cuenta, y cuando la mercancía llega a la aduana, desde allí requieren y solicitan alguno de estos certificados, pero esto añade tiempo de espera, y podría terminar resultando en gastos extra.

Si no sabes si tu mercancía necesita o no un certificado especial, puedes asesorarte también en la Cámara de Comercio.

5. El Bill of Lading (BL): El BL es el billete de viaje de tu mercancía. Si quieres informarte mejor sobre este concepto puedes hacerlo en este artículo, pero lo que me gustaría resaltar sobre este concepto es la importancia de corroborar la información contenida en el BL correctamente.

La naviera emite un borrador de este BL con los datos facilitados y el exportador debe corroborarlos para la emisión del BL definitivo. Parece bastante obvio, pero es habitual en exportadores noveles no prestar la suficiente atención a que los datos del borrador sean correctos. Y la modificación de estos a posteriori tiene coste.

6. Tiempos para la gestión y reserva del transporte internacional: Antes de la contratación, probablemente necesitarás contactar con el transitario para informarte sobre las distintas tarifas, tiempos y posibles necesidades especiales que pudiera tener tu envío. Esto deberías hacerlo con un mes de antelación a la fecha en la que te gustaría que saliese tu mercancía.

Para contratar un servicio de transporte marítimo sobre el que ya estás informado, deberías contactar con tu transitario con un mínimo de una semana de antelación, pero si puedes, hazlo mejor con dos. Esto te ayudará a tener más posibilidades entre las que escoger y reservar (rutas, navieras, fechas de salida..) y eso se traduce en competitividad de precios y ajuste con los timings que tienes previsto.

Estos son los principales aspectos en los que mi experiencia me dice que una gran parte de nuevos exportadores caen, a pesar de haber sido informados. Así que, en resumen, yo diría que la clave está en planificar, ser riguroso y en los aspectos que te generen dudas, pedir asesoramiento especializado.

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Es consultor de Import/Export en iContainers, experto en asesoramiento a nuevos exportadores y PIMES.
Contacta con él directamente en: ricardo.domenech@icontainers.com
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