5 Errores que pagas caro cuando exportas o importas

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Cuando se realizan presupuestos para una campaña de importación o exportación, es habitual fijar la atención en los gastos procedentes del contrato de compraventa internacional y en las tarifas del transporte internacional elegido. Pero existen otros aspectos importante más allá de estos dos factores, que se deben tener muy en cuenta para no llevarnos sorpresas desagradables en forma de extracostes que  no habíamos contemplado.

Se trata de los gastos portuarios y aduaneros, que bajo determinadas circunstancias, si no hemos tenido una serie de cuestiones en cuenta, generan extracostes y pueden llegar a dispararse tanto como para que nuestro margen de beneficios se esfume.

Pero no te alarmes, si evitas cometer estos errores que hemos recopilado para mantener a raya los extracostes, podrás reducir al máximo el riesgo de llevarte las manos a la cabeza, cuando recibas la factura final de tu transitario.

#1 No pedir los días libres de ocupaciones con antelación.

Los días libres de ocupaciones son días que el puerto permite que tu mercancía esté en sus almacenes sin tener que pagar extracostes por ello. Habitualmente son 7, pero puedes pedir hasta 14 o 21 días de ocupaciones. El puerto decidirá si te los concede o no, en función del volumen de tu carga y otros aspectos, pero si te los concede, serán gratuitos.

Esto se debe pedir siempre con antelación: Tu se lo solicitas a tu transitario, y ellos a la naviera, y si lo conceden quedará reflejado en tu Bill of Lading. Así que tenerlo todo bien controlado para poderles avisar y pedir estos días libres de más cuando prevés que pueda haber problemas puede ahorrarte una elevada cantidad de extracostes en concepto de demoras.

Si quieres saber más, mira este vídeo de nuestro consultor Alejandro Bosch donde explica los conceptos de ocupaciones y demoras.

#2 No investigar sobre la normativa y documentación específica del otro país.

Hay muchos países que establecen requisitos específicos para la importación, las leyes o reglas no son comunes para todos los países, así que cuando estés planificando tu campaña tendrás que realizar una pequeña investigación para asegurarte de que tus productos cumplen con sus normativas.

Esta información la consigues llamando a las aduanas y/o cámaras de comercio del país de destino y te evitará que tus productos viajen al otro lado del océano y que no puedan desembarcar por que no habías contemplado normativas específicas del país.

Te damos un ejemplo: imagina que exportas coches de segunda mano, hay muchos países que no dejan entrar en sus territorios este tipo de vehículos si tienen más de 5 años de antigüedad. No haberte informado acerca de si existe una normativa específica para tu producto en el país de destino y  de si cumples con ella podría hacer que tus coches llegasen allí y no pudieran desembarcar.

#3 No preparar la documentación de aduanas correctamente.

Este es un error muy común y que genera muchos problemas fáciles de evitar. La documentación para aduanas (Bill of lading, packing list, certificados de calidad..) debe estar completa, correcta, limpia y claramente presentada.

Puede parecer obvio, pero no lo es. Las prisas llevan a menudo a descuidos en la presentación de estos documentos, y los datos incorrectos o difícilmente legibles pueden llevar a nuestra mercancía a entrar en “canal naranja”, lo que quiere decir que aduanas quiere revisar con más detalle nuestra documentación, pedirnos algún documento que falte o solicitarnos la corrección de datos. Esto lleva su tiempo, podrían ser días dependiendo del caso y tu mercancía estará esperando mientras tanto en aduanas para ser despachada.

Si quieres saber más sobre el proceso del despacho de aduanas, y como tu mercancía puede entrar en los llamados canales verde, naranja o rojo, te recomendamos que le eches un vistazo a este vídeo sobre cómo evitar un despacho de aduanas largo y costoso

#4 No cumplir con los requisitos de importación.

Además de las normativas de cada país y sector, existen requisitos específicos para la importación para determinados productos. Por ejemplo, si quisieras importar sillas de ruedas motorizadas, no podrías hacerlo a menos que tuvieses una licencia farmacéutica u ortopédica.

Tanto si eres el que importa como el que exporta, desconocer estos requisitos puede traerte muchos problemas. Este tipo de cosas se han de comprobar minuciosamente; igual que las normativas específicas de países, puedes hacerlo contactando con Aduanas y con las Cámaras de Comercio del país del importador.

#5 Planificar sin tener en cuenta el GRI.

El GRI o General Rate Increase, son los incrementos de flete que aplican las navieras a comienzos de mes y que luego van bajando a medida que avanza.

Los GRI se programan para ser aplicados a principios de mes, pero solo se confirman un par de días antes, cuando las navieras más importantes dan el sí definitivo. Si se decide aplicar el GRI, todos los que tenían envíos programados para esas fechas querrán reservar plaza en los fletes que salgan con anterioridad a la aplicación de ese GRI. Esto significa que  si tu no has planificado y preparado con tiempo tu envío llegarás tarde,porque ya no habrá sitio  en el buque y eso obligará a que tu mercancía salga más tarde en un flete que podría llegar a costarte el doble de lo que te hubiera costado antes del GRI.

Así que ya sabes, cuando planificas tus presupuestos para transporte internacional y tus campañas de importación/exportación no te dejes estos cabos sueltos:

No te olvides del GRI, investiga sobre las normativas específicas de producto y del país de origen y/o destino, prepara tu documentación con tiempo y preséntala bien bonita para que las aduanas le den enseguida el canal verde, y si intuyes problemas de retrasos en puerto pide con antelación la ampliación de días libres de ocupaciones.

En el fondo, lo podríamos resumir todo a un único consejo y a nuestra palabra mágica: Anticipación.

Si exportas, importas, o planeas hacerlo, la anticipación te permitirá ocuparte de los posibles imprevistos, en vez de preocuparte y pagar por ellos. 

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