¿Qué es el número VAT (Value Added Tax)?

El envío internacional implica una gran cantidad de tecnicismos y procesos diferentes. Debido a que el comercio, la importación y la exportación se rigen por un conjunto único de reglas y regulaciones, los remitentes también deben realizar muchas tareas que corresponden y cumplen con las reglas establecidas por sus países de origen y destino.

Uno de estos procesos y tecnicismos es el número VAT o VAT Intracomunitario, que es algo que necesitan tener los transportistas, empresas y otras entidades que realizan alguna actividad económica en la UE. El número VAT y su uso puede parecer abrumador, por lo que estamos aquí para desglosarlos.

En este artículo, discutimos qué es un número VAT, cuándo se necesita, su importancia y desde dónde se emite.

¿Qué es un número VAT?

Un número VAT entra en juego en todo tipo de actividad económica, incluido el proceso de comercio, importación y exportación de bienes. Se trata de un identificador único compuesto por símbolos numéricos que ayuda a las autoridades a identificar entre sujetos pasivos o empresas y entidades no sujetas a impuestos.

Estos son importantes porque ayudan a identificar el estado fiscal de las partes relevantes, el lugar y la tasa de impuestos y, en algunos casos, se requieren en las facturas.

Número VAT en países de la UE

Principalmente aplicable y relevante en los países de la UE, un número de VAT puede tener muchos nombres. También se denomina número de VAT fiscal, número de identificación de VAT o número de registro de VAT. El VAT también diferiría dependiendo de las regulaciones de los países individuales de la UE, que emiten su propio número de VAT (en España el IVA).

Eso significa que las empresas que suministran bienes a varios países de la UE no pueden utilizar un número de VAT para todas las transacciones. En cambio, tendrían que registrarse para el VAT en cada uno de estos países.

Para las empresas que brindan servicios que abarcan la electrónica, la radiodifusión y las telecomunicaciones, existe un registro simplificado disponible para hacer que el proceso sea más ágil y conveniente.

Formato de número VAT

Los números VAT suelen tener un formato que comienza con el código del país de la UE y dígitos o caracteres únicos. El formato también puede variar según el país en cuestión. Por ejemplo, Bélgica usa un bloque de caracteres con 10 dígitos. Por otro lado, Dinamarca usa cuatro bloques con 2 dígitos cada uno.

Puede encontrar una lista completa de formatos de número de VAT por país de la UE aquí.

¿Quién debe registrarse para obtener un número de VAT?

De acuerdo con el artículo 214 de la Directiva sobre el VAT, las siguientes personas deben identificarse con un número de VAT individual:

• Empresas que realizan suministro de bienes y servicios gravados con VAT
• Empresas que realizan adquisiciones de bienes dentro de la UE
• Empresas que reciben servicios por los que está sujeto al pago del VAT
• Empresas que prestan servicios por los que el cliente está obligado a pagar el VAT

Estas entidades deben registrarse para obtener un número de VAT de DPP si su volumen de negocios sujeto a VAT es superior a 85.000 libras esterlinas.

Cómo registrarse para obtener un número de VAT

Los números VAT son emitidos por las autoridades respectivas de los Estados miembros de la UE. La Comisión de la UE solo otorga a las administraciones tributarias la autoridad para emitir un número VAT a las empresas.

Antes de comenzar su registro, es recomendable que utilice una calculadora de VAT y aduanas para determinar la cantidad correcta de VAT que se le cobrará. Puede registrarse en HM Revenue and Customs (HMRC) o en cualquier administración tributaria autorizada por la comisión de la UE.

Al registrarse, recibirá un certificado de registro de VAT con detalles como su número VAT individual único, la fecha de vencimiento de su primer pago y declaración de VAT, y detalles sobre su fecha de entrada en vigencia de registro.

Qué responsabilidades en virtud de la Directiva sobre el VAT

Las empresas que se han registrado para obtener un número VAT tienen ciertas responsabilidades para mantener su estado fiscal bajo control y cumplir con las reglas y regulaciones de los países de la UE sobre la actividad económica. La obligación más importante, por supuesto, es pagar cualquier cantidad de VAT que se adeude a la administración tributaria en el momento adecuado.

Además del pago puntual y completo del VAT, las empresas también deben presentar documentos en sus declaraciones de VAT, mantener sus registros y cuentas de VAT y cobrar la tasa de VAT correcta en las compras.

Los siguientes registros de VAT deben mantenerse y contabilizarse:

• Razón social, dirección, número de VAT
• Esquemas contables del VAT
• VAT sobre bienes y servicios suministrados
• VAT sobre bienes y servicios recibidos
• Ajustes a una devolución
• Tiempo y valor del suministro
• Tasa de VAT cobrado
• Transacciones de cobro revertido
• Recaudaciones brutas diarias
• Elementos viables para la devolución del VAT
• Total de ventas y monto de VAT

Las empresas que ganan más de £ 85,000 y están registradas para el VAT también deben cumplir con requisitos adicionales. Estos incluyen mantener los registros de VAT digitalmente, enviar su declaración de VAT a través de las plataformas Making Tax Digital, etc.