Cómo la carta de instrucción del remitente (SLI) puede evitar daños a su envío

Si alguna vez recibió una llamada telefónica de un conductor que decía: “Tengo un problema. Estaba cargando su envío en el camión y se cayó”, sabe lo frustrante que puede ser recibir un producto dañado. Si bien puede pensar que este es un escollo inevitable del envío de carga, si utiliza la carta de instrucciones del remitente (SLI), como parte de su orden de entrega o como un documento separado, puede ayudar a evitar algunos problemas antes de que sucedan.

En este artículo, veremos qué es exactamente un formulario SLI y cómo puede evitar daños a su envío. Cuanta más atención preste a estos detalles cuando se trata de envíos de carga, más posibilidades tendrá de mantener buenas relaciones con los clientes.

¿Qué es exactamente un SLI?

En términos simples, es una instrucción escrita de la persona que envía la carga al conductor del vehículo de entrega. Si bien esto puede ser una carta o un formulario adjunto a su orden de entrega, su propósito siempre es brindar información clara y concisa sobre cómo desea que se maneje su envío. Por lo general, contendrá detalles como:

Su nombre y número de contacto.

De esta manera, si surge alguna pregunta mientras el envío está en tránsito que necesita aclaración, el transportista tiene una manera fácil de comunicarse con usted de inmediato. También debe adjuntar su dirección para que esté disponible como referencia cuando estén de viaje.

La dirección de destino donde se envía su envío.

Si es necesario, agregue una nota al SLI para que quede claro si se trata de una entrega residencial o comercial, y si hay alguien fuera del horario comercial normal que necesita proporcionar acceso al conductor.

Detalles sobre cómo le gustaría que empaquetaran su envío en el vehículo.

Puede usar términos como “paletizado” o “apilado”, lo que le dará a los conductores una mejor idea de dónde colocar su carga cuando la cargan en su camión. Algunos remitentes también agregan detalles sobre si desea que se usen correas para asegurar los artículos durante el tránsito y qué tipo de cajas y otros materiales de embalaje prefiere haber usado (por ejemplo, evite usar bolitas de espuma de poliestireno porque causan problemas respiratorios a algunas personas).

Cualquier instrucción de manejo especial que desee que se siga.

Por ejemplo, si hay materiales peligrosos en su envío que requieren un cuidado especial, debe mencionarlos aquí. También puede solicitar que se preste especial atención a los artículos frágiles cuando se carguen en el vehículo para evitar daños durante el tránsito.

Una declaración clara que detalle quién es responsable de la carga una vez que se haya entregado en su destino.

Esto evitará cualquier disputa que surja después de la entrega sobre de quién era la responsabilidad de asegurarse de que la carga llegara sin daños.

Cómo SLI en el envío previene daños a su carga

Al usar un formulario de envío SLI junto con su orden de entrega, puede ayudar a garantizar que los conductores de camiones que lo transportan entiendan claramente los detalles de cómo desea que se maneje su envío. Esto no solo evitará daños durante el tránsito, sino que también garantizará que su carga llegue a su destino sin daños.

Tener un formulario SLI a la mano le brinda a sus conductores la información que necesitan para entregar sus productos de manera eficiente y segura. También garantiza que recibirá carga sin daños porque el conductor sabe exactamente lo que quiere para evitar daños durante el tránsito.

No tiene que entregar su formulario SLI directamente al conductor antes de que se vaya con su envío; de hecho, muchos transportistas los mantienen archivados para que estén disponibles en cualquier momento mientras trabaja con su transportista. Mediante el uso de formularios SLI, puede evitar envíos perdidos o mal dirigidos y, al mismo tiempo, brindar tranquilidad a sus clientes sobre cómo se maneja su carga.

Sus clientes apreciarán la atención adicional a los detalles que les brinda con un formulario SLI y, en algunos casos, puede ser suficiente para evitar que presenten una queja si hay daños. Mantener buenas relaciones con los clientes es clave para mantener negocios repetidos, por lo que prestar mucha atención a estos detalles puede ayudar a evitar dolores de cabeza en el futuro cuando se trata de resolver disputas.

Cómo escribir un formulario de carta de instrucción del remitente

Si alguna vez se ha preguntado cómo escribir un formulario de carta de instrucciones del remitente, podemos ayudarlo con eso. Este es el tipo de información que deberá incluir:

• A quién se debe contactar en caso de que surjan preguntas sobre su envío durante el tránsito.
• Ya sea que desee o no que los productos se carguen en una paleta de camión y se amarren con correas. (Para artículos frágiles y objetos de más de cinco pies, es posible que también deban incluirse instrucciones de empaque).
• Cualquier material peligroso que necesite atención especial durante el tránsito, como la necesidad de refrigeración, junto con detalles sobre quién es responsable de los cargos incurridos durante el proceso de entrega relacionado con esos materiales.

Plantilla de carta de instrucciones del remitente

Aquí hay una plantilla que puede seguir para escribir un SLI que cumpla con los requisitos de la carta de instrucciones del remitente.

_Estimado remitente,

¡Gracias por su pedido!
En caso de que surja alguna pregunta durante el tránsito, le agradeceríamos que se comunique con [nombre de contacto]. Si necesita hacer algún cambio en el camino, contáctenos lo antes posible. Además, es importante que todos los registros relacionados con este envío estén actualizados antes del cierre de operaciones el [fecha]. La información de contacto aparece en el frente de este SLI.

Háganos saber si hay alguna circunstancia especial que afecte la entrega de su pedido a su destino. ¡Esperamos una entrega exitosa y sin problemas!

Atentamente,
Nombre y cargo en el nombre de la empresa
Fecha

Ahora que sabe cómo escribir una carta de instrucciones del remitente, está mejor equipado para enviar carga a cualquier parte del mundo, ¡sin preocuparse de que se pierda o se dañe!_