Packing list: qué es y cómo rellenarlo
Qué es el packing list y para qué sirve
El packing list es un documento al que en muchas ocasiones no se le concede demasiada importancia y sin embargo es uno de los documentos más importantes de transporte marítimo internacional.
Este documento, también conocido como lista de empaque o lista de carga, es básicamente un listado de todo lo que vas a exportar, incluyendo el contenido, peso y medidas de cada bulto.
El packing list debe ser lo más exacto y detallado posible. Esto ayuda a que las mercancías enviadas sean fácilmente identificadas por tu transitario, pero también por las aduanas y por el receptor del envío.
El packing list además es necesario para poder emitir el bill of lading y para prevenir el envío de mercancías no permitidas. Independientemente del país de destino, existen restricciones que afectan al transporte marítimo de determinados productos, y de forma adicional, existen restricciones particulares que afectan a algunos países.
Si por algún motivo se incluyese alguno de estos productos restringidos en la carga del contenedor, este terminaría bloqueado en las aduanas, sin poder ser enviado y lo que es peor, generando costes. Al detallar minuciosamente los elementos enviados en el packing list estamos evitamos que esta situación llegue a darse.
La importancia de rellenar el packing list correctamente
Asegurarse de que la información contenida en el packing list es correcta y exacta podría parecer trivial, pero lo cierto es que es una cuestión fundamental para evitar problemas en tu exportación.
Cualquier error en el packing list podría suponer problemas en el despacho de aduanas y terminar reflejándose en retrasos o extracostes como ocupaciones y demoras.
Cuando el envío llegue al puerto de origen o de destino, las mercancías serán pesadas y medidas y cualquier descuadre con la información contenida en el packing list podría causar importantes retrasos. Si las aduanas detectan información sospechosa, o simplemente inexacta, el envío quedará retenido hasta que la información sea verificada como correcta.
Por eso, cuando rellenes tu packing list, recuerda hacerlo con cuidado y detalle porque puede suponer la diferencia entre una liberación rápida de las mercancías o semanas de retrasos y elevadas sumas en concepto de extracostes.
Cómo rellenar un packing list correctamente
No existe un único modelo o estándar de packing list. Todos los packing list son muy similares en su estructura y en los datos que contienen, pero habitualmente cada empresa o exportador elabora su propio modelo de packing list.
Un packing list no es más que un documento elaborado en una hoja de cálculo en la que deben aparecer obligatoriamente los siguientes campos:
- Fecha
- Datos de contacto del shipper o expedidor de las mercancías
- Datos de contacto del consignee o receptor de las mercancías
- Dirección de origen y destino del envío de mercancías
- Cantidad total de bultos
- Descripción detallada de cada uno de los bultos
- Peso y volumen de cada uno de los bultos
- Peso y volumen del conjunto de artículos enviados
- Número de factura comercial a la que hace referencia
Existen otros datos que no son obligatorios, pero sí muy recomendables:
- El código HS, TARIC o código del sistema armonizado
- En el caso de un envío de contenedor completo o FCL, si el envío se compone de varios contenedores, es recomendable detallar en el packing list lo que se ha cargado en cada contenedor. Además de servir para tener bien identificada la carga, podría ayudar a pasar el despacho de aduanas con más facilidad.
- Número de precinto del contenedor, o de cada contenedor si son varios, en el caso de que se vaya a entregar el packing list después de la carga en el contenedor
- El valor de cada uno de los bultos y del total
El packing list y la factura comercial: dos documentos diferentes pero relacionados
El packing list y la factura comercial son documentos con ciertas similitudes, pero cada uno de ellos cumple una función completamente distinta en una exportación.
La factura comercial tiene como objetivo principal fijar las condiciones de la compraventa internacional por lo que los datos reflejan principalmente el valor de las mercancías, los métodos de pago y los términos de transporte internacional o incoterms.
Por su parte, el packing list cumple el objetivo de reflejar fielmente los detalles de la carga. De ahí la importancia de aportar datos exactos de medidas, peso unitario, volumen, descripción, etc.
Aunque se trate de documentos distintos con funciones distintas, es muy importante tener en cuenta que la información contenida en el packing list y en la factura comercial debe corresponderse. Ambos documentos deben contener el mismo número de unidades de un producto, valor, peso y descripción.
Diferencias entre un packing list de exportación y un packing list de envío doméstico
Aunque el documento es el mismo, existen ciertas diferencias entre un packing list destinado a un envío doméstico o mudanza internacional y un packing list para una exportación.
Un packing list de exportación debe incluir la información de contacto del expedidor y receptor, datos relacionados con la compraventa internacional como los lotes o series, y descripciones muy detallades de los tipos de embalaje de las mercancías y materiales usados para este. Dos ejemplos: 1000 tornillos en 100 cajas en 10 palés / 1000 bolsas grandes de polipropileno de aproximadamente 50 kg cada una.
En el caso de una mudanza internacional, las propias particularidades del envío marcan las diferencias con el packing list de exportación. En una mudanza marítima el expedidor y el receptor de las mercancías son la misma persona, por lo que este dato no se incluye.
Además, el packing list de un envío doméstico cumple una función de declaración jurada de valor. Al no existir factura comercial, hace falta atribuirle un valor a las mercancías enviadas para poder pasar el despacho de aduanas.
El valor de los enseres que componen el envío debe asignarse en conjunto y por separado, para cada bulto o tipo de bulto, como por ejemplo, 5 cajas de libros con un valor total de 500 euros.