Incoterms: 6 errores que deberías evitar

Los incoterms son parte de cualquier envío de transporte marítimo. Creados por la Cámara de Comercio Internacional (ICC), establecen guías claras según las cuales importadores y exportadores deben ejecutar su parte de la transacción.

Los incoterms establecen reglas y responsabilidades para ambas partes y en caso de disputas pueden ser usados para resolver los desacuerdos. Tanto el comprador como el vendedor deben estar de acuerdo en el incoterm escogido y, no sólo es importante que comprendan las responsabilidades que implica, sino que se aseguren de que tienen capacidad para cumplirlas.

A pesar de su importancia y de las potenciales consecuencias que un mal uso de los incoterms podría conllevar, muchos compradores y vendedores no son del todo conscientes de las responsabilidades clave de cada incoterm.

En este artículo hablaremos de los 6 errores más comunes cometidos por compradores y vendedores en relación a los incoterms, tal y como se establecieron en su versión del 2010.

1. Usar FOB para carga en contenedores

En contra de la creencia generalizada, el incoterm FOB sólo debería ser usado para los envíos de carga no contenerizada. De hecho, escoger FOB para un envío de contenedor está extendido hasta tal punto, que deberíamos hablar más de creencia errónea que de error.

El principal riesgo aquí se encuentra en el puerto de origen. En condiciones FOB el riesgo se transfiere oficialmente cuando la mercancía es cargada a bordo del buque. Sin embargo, es habitual que los shippers entreguen la carga a la naviera en la terminal, lugar en el que esperará para ser cargada en el barco.

Pero mientras la carga se encuentra en la terminal, no se considera que esté a bordo del buque aún. Cualquier daño sufrido durante este tiempo recae técnicamente bajo la responsabilidad del expedidor, lo que implica que el seguro del shipper debería cubrir esta parte del proceso también.

Sin embargo, en el caso de disputas, los shippers pueden argumentar —y de hecho a menudo lo hacen— que ellos ya han cumplido con su parte.

Para evitar complicaciones, retrasos y, lo que es más importante, disputas que podrían poner en peligro la relación con un socio comercial, el resultado es que frecuentemente el consignee es quien termina asumiendo este coste.

Aparte de FOB, FAS, CFR y CIF tampoco serían apropiados para carga contenerizada por las mismas razones mencionadas.

FCA, CPT y CIP son las alternativas correctas, pensadas específicamente para la carga contenerizada. Con estos incoterms, el riesgo es transferido cuando la carga es entregada al carrier en la localización acordada en origen.

2. No especificar la localización

Muchos compradores no son conscientes de que los incoterms permiten que las localizaciones sean especificadas, De hecho, no especificar una dirección completa puede dar lugar a problemas, dado que la ambigüedad permite al vendedor entregar la mercancía en cualquier punto que desee dentro de la localización general indicada.

En este caso, la localización escogida por el vendedor podría no ser la más cómoda para el comprador, especialmente si éste necesita tiempo o dinero extra para transferir las mercancías a la localización que tenía pensada en un principio.

Por ejemplo, “FCA Miami” podría referirse a múltiples localizaciones de entrega en una gran área. Deja demasiado espacio para la interpretación del vendedor, que puede entregarla en el punto que le sea más cómodo a él, lo que puede terminar conviritiéndose en una complicación para el comprador.

Para evitar esta incertidumbre, te recomendamos que siempre especifiques una dirección exacta (ej. Puerto de Miami CFS) y/o el código postal.

3. Comprometerse con DDP o DAP sin haber comprobado que se pueden gestionar las responsabilidades de importación en el país del comprador

Bajo los incoterms DDP y DAP, el vendedor es responsable del pago de todos los gastos en destino. Con DDP, esto incluye el pago de aranceles e impuestos (como el GST, VAT, IVA, etc), así como la gestión del despacho de aduanas en destino.

Ten en cuenta que, a diferencia del incoterm DDP, DAP no requiere que las tarifas correspondientes al despacho de aduanas se paguen por adelantado.

En este último caso, la dificultad deriva de que para pasar el despacho de aduanas en el país de destino, el vendedor debe registrarse como importador en dicho país. Dependiendo del país, esto puede convertirse en un proceso largo y tedioso.

En la mayor parte de países, resulta más eficiente que el consignatario gestione el despacho de aduanas. Sin embargo, debes tener en cuenta que, bajo el incoterm DDP, el consignatario no está legalmente obligado y, en caso de no hacerlo, la responsabilidad recae en último caso de nuevo sobre el vendedor.

Los exportadores que trabajen con importadores que no son de plena confianza, deberían asegurarse de que pueden cumplir con todas las responsabilidades requeridas en destino antes de comprometerse con los incoterms del grupo D.

Por su parte, los importadores deberían asegurarse de que sus proveedores están registrados como importadores extranjeros en el país de destino y de que son capaces de gestionar sus responsabilidades, especialmente en cuanto al pago de impuestos y aranceles se refiere.

Como importador, aunque no sea tu responsabilidad, es mejor pecar de precavido. Cualquier problema causado por el shipper durante la desaduanización de la mercancía, podría resultar en un retraso en la entrega de la mercancía.

4. Comprar en condiciones EXW sin considerar las implicaciones en el procedimiento de exportación.

Este error es similar al anterior, pero con los roles invertidos. Bajo el incoterm EXW, las responsabilidades del vendedor son mínimas. De hecho, terminan en la correcta preparación de las mercancías para que sean enviadas de forma segura.

A partir de ese punto, toda la responsabilidad recae en el comprador, incluyendo el proceso de exportación de origen a destino y cualquier comunicación con intermediarios y autoridades. Especialmente si el comprador no está familiarizado con el proceso de exportación en el país de origen, el proceso puede ser complejo. En algunos casos, puede ser necesario involucrar al vendedor en el proceso.

Por ejemplo, en condiciones EXW, el shipper no está obligado a cargar el contenedor en el camión durante la recogida. Dado que esta responsabilidad recae legalmente en el comprador, éste tiene que contratar en muchas ocasiones a alguien que pueda realizar la carga en origen.

En ocasiones el vendedor puede involucrarse por voluntad propia, pero es fundamental recordar que legalmente no tiene por qué hacerlo.

Un escenario habitual en el que esto sucede: el shipper no quiere permitir que una persona no autorizada maneje la carga en sus instalaciones (por motivos de responsabilidades, por ejemplo). Como resultado, el shipper termina haciéndose cargo él mismo de esta tarea, lo que es contrario a lo estipulado por el incoterm EXW.

El problema real aquí se encuentra en determinar quién es el responsable en caso de que las mercancías resulten dañadas durante la carga.

Que el comprador asuma todo el control puede ser una condición poco realista o práctica en ciertas transacciones, por eso es importante tener en cuenta las condiciones en las que se llevará a cabo la carga. Como alternativa, puedes considerar la posibilidad de usar el incoterm FCA.

5. Usar CIP o CIF sin haber comprobado la cobertura del seguro y los requerimientos del contrato comercial

En condiciones CIP y CIF, el vendedor está obligado a pagar el seguro de la mercancía. Pero de acuerdo con las reglas de los incoterms, sólo se requiere la cobertura mínima (110% del valor del contrato).

Esto podría, sin embargo, ser insuficiente e inadecuado para determinadas mercancías, según las condiciones fijadas en el contrato de compraventa internacional.

En caso de que el contrato comercial requiera una cobertura mayor, será necesario cumplir con la cantidad estipulada.

6. Que el incoterm no esté alineado con los requerimientos de seguridad del banco

Este punto tiene que ver con medios de pago internacional como la carta de crédito. Por la naturaleza segura de estos métodos, en su proceso se parte de la base de falta de confianza entre el vendedor y el comprador.

Por eso, con una carta de crédito, el pago sólo puede ser hecho después de que el banco haya recibido los documentos que demuestran que se han cumplido las condiciones de la transacción.

Los incoterms del grupo C son opciones más adecuadas para pagos mediante carta de crédito. Bajo estos incoterms, el vendedor controla dos de los documentos más importantes requeridos para hacer efectivo el pago: el bill of lading y la factura comercial.

Bajo los incoterms del grupo F, el comprador es responsable del transporte de la mercancía y por ello tiene el poder de intervenir en la emisión del bill of lading, lo que podría dificultar la recepción del pago al vendedor.